Selain JPT Pratama, BKPSDM juga mencatat kekosongan pada jabatan administrator. Donal menyebut terdapat tujuh posisi yang perlu diidentifikasi dan ditangani melalui proses penataan kepegawaian. 

Rincian yang disampaikan mencakup perpindahan Camat Borbor, mutasi Kepala Bidang Pemberdayaan Masyarakat dan Desa ke Kabupaten Tapanuli Utara, promosi Sekretaris Dinas Lingkungan Hidup dan Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil ke JPT Pratama, meninggalnya Sekretaris Dinas Perhubungan, serta pengunduran diri Kepala Bidang Kepemudaan dari jabatan administrator.

Untuk mengelola potensi pegawai, Pemkab Toba mengembangkan pemetaan talenta menggunakan metode nine-box talent mapping, yakni pengelompokan pegawai berdasarkan dua unsur utama: kinerja dan potensi. Hasil pemetaan tersebut menjadi salah satu pertimbangan dalam menyiapkan calon suksesor atau kandidat pengganti untuk jabatan yang kosong.

Menurut Donal, pegawai dengan kinerja dan potensi yang sesuai dapat dipetakan ke kotak 7, 8, atau 9. Kandidat dalam kelompok tersebut kemudian dapat dievaluasi lebih lanjut oleh komite talenta sebelum nama-nama yang memenuhi kriteria diusulkan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK), yakni bupati.

Dalam proses itu, Bupati dapat melihat kandidat melalui aplikasi SIMATA. Meski demikian, penempatan dalam kelompok talenta tidak serta-merta menjamin seseorang diangkat ke jabatan tertentu. Kandidat tetap harus melalui evaluasi dan memenuhi persyaratan jabatan yang dibutuhkan. 

“Program ini untuk memaksimalkan kinerja masing-masing PNS, untuk memenuhi syarat box itu. PNS harus memenuhi dua unsur, yaitu unsur kinerja dan unsur potensial,” tegas Donal Simanjuntak sembari menyebutkan PPPK belum bisa mengikuti program Manajemen Talenta tersebut.