Contohnya institusi yang prosedur internalnya masih mensyaratkan berkas bercap basah. Ada pula dokumen untuk keperluan luar negeri yang membutuhkan legalisasi berjenjang. Penanganannya berbeda, karena yang perlu disesuaikan adalah prosedur, bukan cara penandatanganan.

Cara membedakan dengan cepat

Tanyakan dasar penolakannya secara tertulis. Bila yang dirujuk undang-undang, persoalannya memang batas hukum. Bila yang disebut kebijakan internal, jalan keluarnya melalui pembicaraan antar bagian legal.

Memastikan Dokumen Boleh Ditandatangani Secara Elektronik

Pemeriksaan ini tidak memakan waktu lama bila dijadikan kebiasaan.

1. Kelompokkan dokumen perusahaan menurut jenis dan dasar hukumnya.

2. Tandai dokumen yang melibatkan notaris atau pejabat pembuat akta.

3. Tanyakan kepada penerima dokumen apakah format elektronik diterima.

4. Konsultasikan kelompok yang meragukan kepada penasihat hukum perusahaan.

5. Tuangkan hasilnya dalam satu daftar rujukan internal yang mudah dibuka.

Daftar seperti ini sangat membantu tim administrasi. Mereka tidak perlu menebak-nebak setiap kali ada berkas baru. Peninjauan ulang setahun sekali biasanya sudah memadai.

Bagi tim yang sedang mempelajari cara buat tanda tangan digital, pemetaan ini sebaiknya didahulukan. Percuma alurnya rapi bila dokumennya ternyata tidak boleh diproses elektronik.

Menempatkan Tanda Tangan Elektronik pada Porsinya

Sebagian besar dokumen bisnis sudah bisa dikerjakan secara digital. Kontrak vendor, surat tugas, invoice, dan perjanjian kerja sama termasuk di dalamnya. Yang tersisa hanyalah kelompok kecil yang memang diatur khusus oleh undang-undang.

ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Perusahaan yang ingin merapikan alur dokumennya sekaligus memahami cara buat tanda tangan digital dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah akta jual beli tanah bisa ditandatangani secara elektronik?

Belum, karena pembuatannya masih terikat ketentuan yang mensyaratkan kehadiran para pihak di hadapan pejabat berwenang.

2. Apakah pengecualian dalam undang-undang bersifat permanen?

Tidak, sebab rumusannya kini bergantung pada undang-undang sektoral yang sewaktu-waktu dapat diperbarui.

3. Bagaimana bila mitra menolak dokumen elektronik tanpa dasar hukum?

Penolakan seperti itu tergolong persoalan kebijakan internal, sehingga jalan keluarnya lewat kesepakatan antar pihak.